Zakup klimatyzatora na firmę – jak rozliczyć koszty?

Zakup klimatyzatora na firmę – jak rozliczyć koszty?

12 maja, 2021 0 przez Redakcja

Zamontowanie klimatyzacji w firmie nie robi obecnie wrażenia na pracownikach, ponieważ jest to postrzegane jako standard. Gorzej jednak, gdy w firmie nie ma takiego udogodnienia, ponieważ trudno będzie wówczas zapewnić pracownikom komfortowe warunki. W takim przypadku warto od razu poszukać specjalisty, który dobierze najlepszy sprzęt i zajmie się jego profesjonalnym montażem.

  1. Czy zakup klimatyzatora do firmy to koszt?
  2. W jaki sposób ująć koszt zakupu klimatyzatora?
  3. Rozliczenie zakupu klimatyzatora, który będzie na stałe związany z nieruchomością
  4. Dlaczego warto kupić klimatyzację do firmy?

Wielu przedsiębiorców ma jednak problem z tym, w jaki sposób należy prawidłowo rozliczyć takie koszty. Niektórzy nawet rezygnują z zakupu, bo obawiają się, że zostanie to zakwestionowane przez urząd skarbowy. Czy zatem można bez obaw kupić klimatyzację do siedziby firmy, a jeżeli tak, to jak załatwić formalności? Wbrew pozorom nie jest to skomplikowane, a wszystko znajdziesz w niniejszym artykule.

Czy zakup klimatyzatora do firmy to koszt?

Dobra wiadomość dla wszystkich przedsiębiorców jest taka, że nie ma żadnych wątpliwości w kwestii tego, czy w ramach prowadzonej działalności można ująć koszt klimatyzatora (a także jego montażu). Wyjątkiem może być sytuacja, gdy siedziba firmy znajduje się w mieszkaniu prywatnym. Wówczas pracownik urzędu skarbowego może podczas kontroli zakwestionować taki wydatek. Warto wówczas pomyśleć, jak uzasadnić zakup, aby nie był postrzegany jako wydatek osobisty.

Problemów nie trzeba się jednak obawiać, jeżeli klimatyzacja zostanie zamontowana w biurze, w którym pracują zatrudnieni pracownicy. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, taki koszt jest jak najbardziej dopuszczalny. Należy oczywiście pamiętać o tym, że zarówno sam zakup, jak i późniejszy montaż musi być udokumentowany fakturami. Z tego powodu warto od razu zgłosić się po ofertę do firmy, która specjalizuje się w klimatyzatorach. Korzystając z kompleksowej oferty można uzyskać lepszą cenę i wyższej jakości jednostkę klimatyzatora. Dzięki temu nie trzeba się będzie martwić, że już po kilku miesiącach klimatyzacja przestanie działać. Najgorzej, gdy do takich sytuacji dojdzie w sezonie. Wówczas serwisy mają wiele zleceń, więc naprawa uszkodzonej klimatyzacji mogłaby się mocno wydłużyć.

W jaki sposób ująć koszt zakupu klimatyzatora?

Popularnym sposobem ujęcia kosztów związanych z klimatyzacją (zakupu klimatyzatora i montażu) jest zastosowanie zakupu jako odrębnego składnika majątku. Można to zrobić wtedy, gdy sprzęt stanowi odrębny składnik majątku, a więc nie jest na stałe związany z nieruchomością, w której prowadzona jest działalność firmy. Wówczas podatnik może zastosować jeden z dwóch sposobów ujęcia kosztu. Pierwszy z nich dotyczy sprzętu, którego wartość nie przekracza kwoty 10 tysięcy złotych netto (lub brutto, jeżeli podatnik nie jest vatowcem). Wówczas wystarczy wykazać zakup urządzenia w kosztach w miejscu, w którym wpisywane są pozostałe wydatki. Biorąc jednak pod uwagę ceny markowych klimatyzatorów oraz inne czynniki, częściej stosowany jest drugi sposób. Chodzi o uznanie klimatyzatora za środek trwały, który następnie będzie poddawany amortyzacji przez określony czas. Jest to nie tylko możliwość, ale też konieczność w jednej z następujących sytuacji:

– wartość klimatyzatora przekracza dziesięć tysięcy złotych,

– sprzęt będzie wykorzystywany dłużej niż przez dwanaście miesięcy,

– wprowadzany do firmy klimatyzator należy do podatnika.

W przypadku zastosowania liniowej metody amortyzacji, można odliczyć 10% w skali roku. Oddzielne przepisy dotyczą początkujących przedsiębiorców, którym przysługuje prawo do skorzystania z pomocy de minimis. W takim przypadku istnieje możliwość, aby podatnik skorzystał z jednorazowej amortyzacji. Najlepiej jednak skonsultować taką decyzję z doświadczoną księgową.

Rozliczenie zakupu klimatyzatora, który będzie na stałe związany z nieruchomością

Ponieważ nie zawsze jest tak, że nowy klimatyzator w firmie będzie stanowił odrębny składnik majątku, istnieje również możliwość potraktowania wydatku jako ulepszenia nieruchomości. Należy oczywiście wybrać biuro. Tego typu rozwiązanie raczej nie jest polecane osobom prowadzącym działalność z domu. Skorzystanie z ujęcia zakupu na podstawie ulepszenia nieruchomości daje możliwość stosowania odpisów amortyzacyjnych. Wówczas początkową wartość lokalu należy powiększyć o wartość klimatyzatora (można oczywiście doliczyć również montaż, jeżeli usługa została rozliczona na podstawie faktury). Następnie stosowane są odpisy amortyzacyjne, których dokonuje się w oparciu o aktualną stawkę amortyzacji nieruchomości.

Dlaczego warto kupić klimatyzację do firmy?

Klimatyzacja w firmie to prosty i wbrew pozorom tani sposób na to, aby zwiększyć komfort pracowników. Dzięki temu pracodawca nie musi się martwić przepisami, zgodnie z którymi w przypadku zbyt wysokiej temperatury pracownik może opuścić swoje stanowisko. Oficjalnie możliwość opuszczenia miejsca pracy z powodu zbyt wysokiej temperatury dostępna jest dla pracowników, którzy wykonują w swoje obowiązki w pomieszczeniach, w których temperatura przekracza 28 stopni. Dzięki nowej klimatyzacji na pewno nie dojdzie do takich problemów.